Кейс: как автоматизация бизнес-процессов помогла компании сократить ручной труд и повысить эффективность
2025-09-01 16:00
Платформа: Битрикс24 (облачная версия)
Ниша: ритуальные услуги, производство
Цель: устранить узкие места в процессах, сократить количество ручных операций и повысить прозрачность работы
Современные компании стремятся автоматизировать ключевые бизнес-процессы, чтобы минимизировать ошибки и ускорить выполнение рутинных задач. В данном проекте стояла задача сделать систему удобной для сотрудников, исключить ручные действия при подготовке важных документов и обеспечить контроль критически важных показателей — в частности, сроков отгрузки продукции.
Этап 1. Автоматизация генерации актов о браке
Первая проблема, с которой столкнулась компания, — ручная подготовка документов «Акт о браке». Сотрудникам приходилось тратить время на заполнение каждого документа, а ошибки при копировании данных приводили к повторным проверкам и задержкам.
Сложность
Стандартные шаблоны Битрикс24 не позволяли корректно подгружать данные в нужных местах документа. В шаблоне присутствовали переменные, которые нельзя было связать со стандартными полями. Простое решение «через встроенный генератор» не подходило — итоговый документ получался неполным или требовал ручной доработки.
Решение
Была создана автоматизированная схема генерации документов с использованием бизнес-процессов Битрикс24:
Разработан кастомный бизнес-процесс, который формирует документ полностью автоматически.
Документ создаётся в момент прохождения заявки по бизнес-процессу, без необходимости ручного запуска.
Данные подтягиваются из нескольких источников внутри портала, что исключает человеческий фактор.
Результаты
Сокращение времени на подготовку документа до нескольких секунд.
Полное исключение ручного труда, что снизило количество ошибок.
Упрощение работы сотрудников — документ готов сразу, и его можно сразу же отправить в работу.
Этап 2. Контроль сроков отгрузки
Второй важной задачей была автоматизация контроля сроков отгрузки продукции.
До внедрения решения руководители узнавали о задержках только по итогам отчетности или после жалоб клиентов. Это приводило к потере времени и снижению лояльности покупателей.
Решение
Был реализован бизнес-процесс, который автоматически сравнивает плановую и фактическую дату отгрузки:
Если обнаруживается расхождение, система сразу отправляет уведомление ответственным сотрудникам.
Уведомления приходят в реальном времени через встроенные средства Битрикс24.
Информация доступна руководителю, что позволяет быстро принимать управленческие решения.
Результаты
Прозрачность процесса: руководители видят ситуацию в моменте, а не постфактум.
Сокращение времени реакции: задержки устраняются оперативно.
Рост лояльности клиентов: своевременные поставки повышают удовлетворенность покупателей и укрепляют репутацию компании.
Итоги проекта
Доработка портала на Битрикс24 позволила:
Автоматизировать рутинные задачи и освободить время сотрудников.
Снизить количество ошибок и повысить точность данных.
Ускорить обработку заявок и сократить время цикла отгрузки.
Повысить управляемость процессов и прозрачность взаимодействия между отделами.
Этот кейс показал, что грамотная настройка бизнес-процессов даже в облачной версии Битрикс24 способна значительно улучшить операционную эффективность. Решения, внедрённые в рамках проекта, уже сегодня помогают компании работать быстрее и качественнее, а также создавать лучший клиентский опыт.